Minden kkv életében eljön az a pillanat, amikor a vezetője úgy érzi, hogy cége napi működése már nem olyan szinten átlátható, mint korábban. Az addig jól működő folyamatok mintha bonyolultabbá és lassabbá váltak volna, a fontos adatok összegyűjtéséhez minimum 5 különböző táblázatot kell megnyitni, amelyek értelmezéséhez azok elkészítői is kellenek.

Ha ismerősnek találja ezt az érzést, akkor elképzelhető, itt az ideje megvizsgálni egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének lehetőségét. Segítségként pár gyakorlati tapasztalaton alapuló hasznos tanács:

1. Elsőként pontosan mérjük fel és készítsünk listát azokról a problémákról, amelyek miatt úgy gondoljuk, szükséges egy vállalatirányítási rendszer bevezetése.

2. Szánjunk kellő időt az igények felmérésére. Ne kapkodjunk! Vonjuk be kollégáinkat az előkészítésbe, hagyjunk elegendő időt számukra a folyamatok, nehézségek átgondolására.

3. Legyen „gazdája” a rendszer bevezetésének. Lehetőség szerint már rögtön az elején jelöljünk ki egy kollégát, aki átlátja a cég folyamatait, és bízzuk meg azzal, hogy ő legyen a felelőse a bevezetésnek. Mint projektvezető hatékony segítsége lehet a bevezető cégnek és a többi kollégának is.

4. Próbáljuk felmérni, hogy folyamataink mennyiben speciálisak, és ennek függvényében gondoljuk át, kész „dobozos”megoldásra vagy egyedi fejlesztésre van szükségünk. Dobozos megoldás esetén valószínűleg nem találunk olyan programot, ami 100 százalékban lefedi igényeinket. Próbáljuk megtalálni azt a programot, amely a legkevesebb kompromisszummal vezethető be.

5. Ismerjünk meg minél több rendszert! Kérjünk programbemutatókat. A bemutatók során kérdezzünk minél többet, és ne fogadjunk el sablonválaszokat! Ne induljunk ki feltételezésekből, mindig győződjünk meg arról, hogy az adott program valóban úgy működik, ami az elvárásunk!

6. Lehetőség szerint teszteljük a programokat! Kérjünk demo verziót, és teszteljük a rendszert saját környezetünkben! Minél több kolléga tesztel, annál több tapasztalat alapján hozhatunk megalapozott döntést.

7. Gyakori csapda, de vonatkoztassunk el attól, milyen „szép” a program kezelőfelülete! Soha ne a kinézet alapján döntsünk!

8. Ne felejtsük el, egy jó rendszer mindig az ERP-szállító cég és a megrendelő közötti szoros együttműködés eredménye. A sikerhez elengedhetetlen a bizalom és a folyamatos őszinte kommunikáció.

9. Kezeljük kiemelt fontosságú területnek a kollégák oktatását! Kérjünk betanítást és későbbi időszakos lekövető képzéseket!