Korábbi bejegyzésemben (amely itt olvasható) már kiemeltem mennyire fontos, hogy mielőtt számlázó (vagy bármilyen más) programot választok, készüljön egy lista az elvárásaimról. Ígértem, hogy adok pár ötletet a lista összeállításához.

Íme, pár fontos kérdés, amit szerintem érdemes előre feltennünk magunknak:

1, Hány darab számlát szeretnénk kiállítani évente?

2, Milyen devizanemben kell számláimat kiállítanom? Csak forintban, vagy esetleg más devizanemben is?

3, Egyedül fogom használni a cégen belül? Hány hozzáférésre lesz szükségem?

4, A számlák adatait szeretném online megosztani a könyvelőmmel?

5, Szeretném nyilvántartani melyik számlát fizették ki és melyiket nem?

6, Szeretnék felszólító leveleket készíteni a számlázó programból?

7, Saját gépen futó, vagy webes online programot szeretnék?

8, Szeretnék elektronikus számlát készíteni? Van olyan partnerem, akinek ez elvárása?

9, Szeretnék egyedi külsőt a számláimnak? Szeretném a saját logómat látni rajta?

10, Előleg számla, proforma számla kiállítása szükséges?

11, Kell valamilyen másik programhoz illesztenem a számlázó programot? (pl. CRM)

12, Mennyit szeretnék költeni a programra? Évente, havonta, vagy csak egyszer?

13, Készletmennyiséget kell kezelnem?

14, Vezetek házi pénztárat?

15, Van kötelező jelentési kötelezettségem (PTGSZLAH)?

16, Van olyan tevékenységemre vonatkozó speciális törvényi előírás, amit figyelembe kell vennem számláim kiállításakor?

17, Ha van most programom, mi az, ami nem tetszik benne? Milyen egyedi problémára keresek megoldást?

18, Idegen nyelvű számlát kell kiállítanom?

19, Biztonsági mentést ki és hogyan fogja végezni?

20, Beszéltem már a Dolphin-nal? :)

Minden kkv életében eljön az a pillanat, amikor a vezetője úgy érzi, hogy cége napi működése már nem olyan szinten átlátható, mint korábban. Az addig jól működő folyamatok mintha bonyolultabbá és lassabbá váltak volna, a fontos adatok összegyűjtéséhez minimum 5 különböző táblázatot kell megnyitni, amelyek értelmezéséhez azok elkészítői is kellenek.

Ha ismerősnek találja ezt az érzést, akkor elképzelhető, itt az ideje megvizsgálni egy vállalatirányítási rendszer bevezetésének lehetőségét. Segítségként pár gyakorlati tapasztalaton alapuló hasznos tanács:

1. Elsőként pontosan mérjük fel és készítsünk listát azokról a problémákról, amelyek miatt úgy gondoljuk, szükséges egy vállalatirányítási rendszer bevezetése.

2. Szánjunk kellő időt az igények felmérésére. Ne kapkodjunk! Vonjuk be kollégáinkat az előkészítésbe, hagyjunk elegendő időt számukra a folyamatok, nehézségek átgondolására.

3. Legyen „gazdája” a rendszer bevezetésének. Lehetőség szerint már rögtön az elején jelöljünk ki egy kollégát, aki átlátja a cég folyamatait, és bízzuk meg azzal, hogy ő legyen a felelőse a bevezetésnek. Mint projektvezető hatékony segítsége lehet a bevezető cégnek és a többi kollégának is.

4. Próbáljuk felmérni, hogy folyamataink mennyiben speciálisak, és ennek függvényében gondoljuk át, kész „dobozos”megoldásra vagy egyedi fejlesztésre van szükségünk. Dobozos megoldás esetén valószínűleg nem találunk olyan programot, ami 100 százalékban lefedi igényeinket. Próbáljuk megtalálni azt a programot, amely a legkevesebb kompromisszummal vezethető be.

5. Ismerjünk meg minél több rendszert! Kérjünk programbemutatókat. A bemutatók során kérdezzünk minél többet, és ne fogadjunk el sablonválaszokat! Ne induljunk ki feltételezésekből, mindig győződjünk meg arról, hogy az adott program valóban úgy működik, ami az elvárásunk!

6. Lehetőség szerint teszteljük a programokat! Kérjünk demo verziót, és teszteljük a rendszert saját környezetünkben! Minél több kolléga tesztel, annál több tapasztalat alapján hozhatunk megalapozott döntést.

7. Gyakori csapda, de vonatkoztassunk el attól, milyen „szép” a program kezelőfelülete! Soha ne a kinézet alapján döntsünk!

8. Ne felejtsük el, egy jó rendszer mindig az ERP-szállító cég és a megrendelő közötti szoros együttműködés eredménye. A sikerhez elengedhetetlen a bizalom és a folyamatos őszinte kommunikáció.

9. Kezeljük kiemelt fontosságú területnek a kollégák oktatását! Kérjünk betanítást és későbbi időszakos lekövető képzéseket!

Napi munkánk során gyakran találkozunk olyan kérdésekkel amelyekről úgy gondoljuk, hogy talán szélesebb körben is érdemes lenne beszélni. Sok esetben ezek olyan ügyviteli kérdések, amelyek nem feltétlenül illeszthetőek be weboldalunk keretei közé, ezért arra gondoltuk, hogy talán egy blog megfelelő megoldás lehet... Azt mondták egyszerű lesz, mint az 1x1... :)

Természetesen - mint a legtöbb cég, amelyik blog írásába kezd, úgy mi is - titkon abban reménykedünk, hogy írásainkon keresztül nem csak hasznos információkat tudunk átadni, hanem picit nagyobb figyelmet is tudunk majd magunkra és megoldásainkra irányítani. De ígérjük, blogunkat nem ajánlataink publiklására nyitottuk meg. :)

Valóban olyan kérdéseket szeretnénk körbejárni, amelyek segítségére lehetnek akár a kezdő, akár a már rutinos cégvezetőknek és mindenkinek, akit kicsit is érdekel ez a terület.  Mindezt egyszerűen és közérthetően, mert hisszük, hogy az ügyvitel is egyszerű, mint az 1x1, csak néha kell hozzá egy másodfokú megoldókulcs... :)

Nem vagyunk képzett írók, vagy gyakorlott bloggerek, az ügyvitelhez értünk.... :)

Bízunk benne bejegyzéseink tartalma kárpótol majd mindenkit az esetleges stilisztikai és helyesírási hibákért...